Halvalla ei saa hyvää, lisäkustannuksia tulee myöhemmin helposti

Yrityksen toiminnassa syntyy paljon laitedataa. Tätä dataa halutaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämisessä, asiakaspalvelun laadun parantamisessa, ongelmakohtien havaitsemisessa ja korjaamisessa. Jotta kaikkea laitedataa voidaan hyödyntää, tarvitaan tarkoitukseen sopiva järjestelmä.

Usein järjestelmiä verrataan hinnan perusteella. Halpa vaihtoehto voi olla houkutteleva ratkaisu. Se ei ehkä kuitenkaan ole paras ratkaisu. Sitä perustellaan esimerkiksi sillä, että se on yrityksen ensimmäinen systeemi laitedatan käsittelyyn. Jälkeenpäin saattaa kuitenkin tulla lisäkustannuksia järjestelmän käyttöönotossa ja myöhemmin käytössä. Näin edulliseksi luultu järjestelmä tuleekin tyyriiksi. Ennen kuin valitset järjestelmän, kannattaa panna jäitä hattuun ja miettiä, mitkä ovat yrityksesi todelliset tarpeet. Laske perusteellisesti tarvitsemasi ratkaisun oikeat kustannukset.

Pohditko kuitenkin halvan järjestelmän hankintaa sillä perusteella, että se on yrityksen ensimmäinen ja sitähän voi sitten myöhemmin helposti laajentaa? Edellisessä lauseessa oli jo nähtävissä kaksi riskitekijää, joista tulee helposti lisäkustannuksia. Yksi: järjestelmän käyttöönotossa saattaa piillä kustannuksia, joihin ei ole helppo varautua. Kaksi: laajentaminen voi olla kuin sukellus ylimääräisten kulujen mustaan aukkoon. Kun älytään, ettei järjestelmä riitä datan käsittelyyn tai kaivataan uusia toimintoja, tarvitaankin helposti apuun kallista koodaaja ja konsultointia. Sinne ne halvan järjestelmän säästöt lensivät kuin tuhka tuuleen. Jos järjestelmällä ei voida esimerkiksi nopeuttaa rutiinitöitä ja helpottaa arkea, niin tällaisesta datankäsittelyjärjestelmästä tulee lopulta yrityksen turhake.

Jos edellinen kappale sai niskavillasi nousemaan, niin kannattaa jatkaa lukemista. Kokonaisvaltaisen järjestelmän hankintahinta saattaa aluksi olla korkeampi kuin simppelin ratkaisun. Kuten alussa kirjoitin, kannattaa miettiä mitkä ovat yrityksesi todelliset tarpeet ja mitä haluat järjestelmältä. Tämä voi olla aluksi vaikeaa, kun ei välttämättä tiedetä markkinoilla tarjolla olevia todellisia vaihtoehtoja. Tähän voi tuoda helpotusta se, että keskustelet niiden asiantuntijoiden kanssa, jotka tuntevat laitedatan tarjoamat mahdollisuudet kuin omat taskunsa. Tällainen keskustelu avartaa ja antaa uusia ajatuksia siitä, mitä vaihtoehtoja on tarjolla ja näet selkeämmin mitä oma yrityksesi todella tarvitsee. Pohdiskelun jälkeen kannattaa varmistaa, että valittavassa järjestelmässä on tarpeeksi ominaisuuksia, jotka oikeasti helpottavat työskentelyä. Kun ominaisuuksia on riittävästi ja ylikin yrityksesi tarpeisiin, järjestelmään sijoitetut rahat tulevat nopeasti takaisin säästyneinä työtunteina. Näin saat laitedatasta kaiken hyödyn irti yrityksesi moninaisiin tarpeisiin.